Entenda a importância do agente de portaria em um condomínio

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O agente de portaria desempenha inúmeras funções importantes, como dito. Entre elas, está a guarda do registro de ocorrências que fica aos seus cuidados. Esse registro é utilizado para que os moradores informem sobre problemas com outras pessoas ou com as estruturas físicas.

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Eles também podem fazer pedidos de manutenções para áreas comuns ou dar sugestões de melhorias. Não são aceitas denúncias ou reclamações anônimas, sendo que o agente de portaria é o responsável por repassar os dados à administração do condomínio ou ao síndico.

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Esse profissional também zela pela ordem do ambiente, devendo ser gentil durante o atendimento ao público. Além de ser educado e saber se comunicar com objetividade, tem o dever de evitar confusões e tumultos na portaria. Ele pode sair do seu posto para operar e fiscalizar o uso dos interfones para que os equipamentos sejam mantidos em perfeito estado.

 

Observe, a seguir, as principais funções do agente de portaria!

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Reestabelecimento da ordem no condomínio

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Quando os usuários descumprem as normas, por exemplo, a lei antifumo, o agente de portaria alerta para que cumpram as determinações legais. Por outro lado, ele é o responsável por entrar em contato com os serviços de emergência, Corpo de Bombeiros, Polícia Militar, entre outros.

Sempre que acontecer algo fora do comum no condomínio, o profissional deve agir para reestabelecer a ordem. Vale destacar situações de vandalismo, indivíduos estranhos acessando as edificações, assaltos, incêndios ou o simples fato de alguém ficar preso no elevador (se for o caso). O agente de portaria monitora os circuitos de segurança, os monitores de TV e os alarmes e pede socorro sempre que for necessário.

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Recebimento e distribuição da correspondência

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Todas as encomendas feitas pelos moradores do condomínio são entregues na portaria e cabe ao agente não permitir que o entregador entre, mas fazer uma triagem de todos os documentos, envelopes e pacotes para encaminhar às pessoas certas, evitando extravios e outras situações desagradáveis.

Caso chegue uma encomenda dos Correios, o agente de portaria geralmente chama o destinatário mencionado no pacote. Contudo, se não houver ninguém na unidade, o profissional pode receber o volume. Claro, no entanto, que estes processos são adequados conforme necessidade e regras do próprio condomínio.

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Controle do acesso de visitantes

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Controlar a entrada e saída de pessoas talvez seja a atribuição mais básica e óbvia de um agente de portaria, mas não deixa de ser uma das mais importantes. Com o objetivo de garantir a segurança no condomínio, o profissional deve interfonar para o morador solicitado para, então, permitir ou não a entrada de pessoas estranhas.

Atualmente, algumas soluções tecnológicas já oferecem opções mais práticas e dinâmicas, como a lista de visitantes pré-autorizados, que pode ser adicionada por meio de um portal exclusivo aos condôminos. Com base nessas informações, a portaria valida o acesso poupando tempo, porém, ainda garantindo a segurança no controle da entrada.

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Monitoramento da entrada de prestadores de serviços

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Quando a visita é de prestadores de serviços — como eletricistas, encanadores e funcionários de empresas de internet ou TV a cabo —, o ideal é que o agente de portaria se certifique de que aquele profissional foi realmente requisitado.

Para tanto, é necessário que o agente verifique junto aos moradores ou ao zelador se tais serviços foram pedidos. Feito isso, pode-se ligar para a empresa e perguntar se a pessoa que está pretendendo entrar no condomínio é um de seus funcionários. Após permitir a entrada do prestador de serviço, o agente de portaria deve fazer um registro, coletando o seu nome e os demais dados, e, posteriormente, monitorar a sua saída.

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Conhecimento dos sistemas eletrônicos de segurança

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Já é bastante comum o uso da tecnologia a favor da segurança em condomínios, devido à eficiência obtida com esse recurso. Nesse contexto, é crucial que o agente de portaria seja capacitado para operar os sistemas de segurança utilizados pelo condomínio. Além disso, o profissional deve sempre ficar atento às câmeras de segurança e ao sistema de alarme.

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